Соответствует государственному образовательному стандарту ВПО подготовки специалистов, бакалавров и магистров по дисциплине “Информатика” по направлениям 270100 “Строительство” (специальность 270115 “Экспертиза и управление недвижимостью”) и 140200 “Электроэнергетика” (специальность 140202 “Нетрадиционные и возобновляемые источники энергии”). В пособии даны рекомендации по формированию и оформлению отчётов по лабораторным, курсовым и дипломным работам с использованием текстового редактора MS WORD®. Предназначено для студентов 1-5 курсов инженерно-строительного факультета указанных выше специальностей.

• САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
• ИНФОРМАТИКА
• Компьютерный практикум
• Санкт-Петербург
• Издательство Политехнического университета
• 2009
• Федеральное агентство по образованию
• САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
• ИНФОРМАТИКА
• Компьютерный практикум
• Санкт-Петербург
• Издательство Политехнического университета
• 2009
• УДК 681.3
• Информатика : компьютерный практикум / сост.: А. А. Панфилов.– СПб.: Изд-во Политехн.ун-та, 2009. – 36 с.
• Соответствует государственному образовательному стандарту ВПО подготовки специалистов, бакалавров и магистров по дисциплине “Информатика” по направлениям 270100 “Строительство” (специальность 270115 “Экспертиза и управление недвижимостью”) и 140200 “Электроэнергетика” (специальность 140202 “Нетрадиционные и возобновляемые источники энергии”).
• В пособии даны рекомендации по формированию и оформлению отчётов по лабораторным, курсовым и дипломным работам с использованием текстового редактора MS WORD®.
• Предназначено для студентов 1–5 курсов инженерно-строительного факультета указанных выше специальностей.
• Печатается по решению редакционно-издательского совета Санкт-Петербургского государственного политехнического университета.
• Санкт-Петербургский государственный
• политехнический университет, 2009
• ПРЕДИСЛОВИЕ 4
• ВВЕДЕНИЕ 5
• 1 ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА 6
• 1.1 Структура документа 6
• 1.2 Титульный лист отчёта 7
• 1.2.1 Форматирование абзацев 7
• 1.2.2 Форматирование разделов 9
• 1.3 Заголовки и оглавление 10
• 1.3.1 Создание сложносоставных многоуровневых заголовков 10
• 1.3.1 Создание оглавления 13
• 1.3.1 Рекомендации по оформлению оглавления и заголовков 15
• 1.4 Основной текст документа 16
• 1.4.1 Создание нового стиля 16
• 1.4.2 Редактирование существующих стилей 17
• 1.4.3 Импорт и экспорт стилей 19
• 1.5 Область применения стилей 21
• 2 НУМЕРАЦИЯ ОБЪЕКТОВ ДОКУМЕНТА И ССЫЛКИ НА НИХ 23
• 2.1 Названия объектов 23
• 2.2 Ссылки на объекты 25
• 2.3 Рекомендации по расстановке названий и ссылок 26
• СПИСОК ЛИТЕРАТУРА 29
• Приложение A 30
• Приложение Б 35
• ПРЕДИСЛОВИЕ
• Умения и навыки оформления технической документации необходимы каждому будущему инженеру или научному сотруднику. Правильное оформление студенческих работ – это одна из ступеней становления молодого специалиста или учёного. Многие студенты представляют себе процесс создания документа, такого как отчёт по лабораторной работе, пояснительная записка к курсовой работе или дипломному проекту как предварительный набор неформатированного текста, который затем форматируется путём изменения тех или иных атрибутов форматирования символов и абзацев.
• Однако при создании нового документа (или редактировании старого) в MS WORD® студент получает набор стандартных стилей и мощный набор инструментов, позволяющий в автоматическом и полуавтоматическом режиме создавать красиво и правильно оформленные документы. Данный набор инструментов освобождает студента от ручной расстановки сложносоставных названий глав, параграфов, подпунктов и названий объектов (формул, таблиц и рисунков) и делать в разных частях документа ссылки на них, позволяет быстро формировать оглавление документа, а так же даёт возможность студенту не уделять лишнего внимания форматированию основного текста, а сосредоточиться на содержании.
• Актуальность данных методических указаний определяется тем, что анализ качества оформления студенческих работ, показывает отсутствие навыков и знаний возможностей автоматизации некоторых стадий формирования и оформления текстовых учебных документов средствами MS WORD®.
• Эти методические указания позволят освоить некоторые приёмы формирования и форматирования документов с использованием стилей. В них приведены примеры и рекомендации по созданию и оформлению текстовых учебных документов.
• ВВЕДЕНИЕ
• Говоря о форматировании текстового учебного документа средствами MS WORD®, следует выделить следующие основные элементы структуры: символ, абзац и раздел.
• На уровне символа говорят о символьном форматировании; на уровне абзаца – о форматировании абзаца; кроме того, выделяют разделы – участки документа, в рамках которых сохраняют свой формат ориентация страницы, колонки, колонтитулы, нумерация страниц, сноски, поля и некоторые другие параметры. Совокупность форматирования символов, абзацев и разделов определяет информацию о макете или структуре текстового учебного документа. Макет документа может быть простым, т. е. не содержать сложного форматирования отдельных элементов и состоять из одного раздела, а может иметь сложную структуру – состоять из нескольких разделов, иметь сложносоставную внутреннюю нумерацию заголовков, нумерованных или маркированных списков, объектов (рисунков, таблиц и формул), а также ссылок на них, расставленных в разных частях текста.
• Конкретная совокупность форматирования может быть сохранена в виде отдельного стиля со своим уникальным именем и применяться в виде одной команды. Использование стилей позволяет с помощью одного действия применить сразу всю группу атрибутов форматирования. В частности, применив к тексту названия главы, параграфа или подпункта стиль заголовка соответствующего уровня, одновременно задаётся шрифт, размер шрифта и способ его написания (прописной, полужирный, подчёркнутый и т. п.), нумерацию заголовка (в т. ч. и сложносоставную многоуровневую), а так же способ выравнивания.
• Далее все примеры форматирования и использования стилей будут рассмотрены на основе версии MS WORD® 2007.
• 1 ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА
  • 1.1 Структура документа
• Под документом, здесь и далее будет подразумеваться текстовый учебный документ (ТУД) одного из следующих видов:
•  диссертация на соискание учёной степени магистра;
•  дипломный проект или выпускная работа бакалавра;
•  курсовой проект, курсовая работа;
•  отчёт о научно-исследовательской работе студента;
•  отчёт по практике;
•  реферат на заданную (выбранную) тему;
•  расчётное задание, расчетно-графическое задание;
•  отчёт по лабораторной работе.
• Структура вышеперечисленных видов ТУД строго регламентирована [1, 2] и должна состоять из определённых элементов.
• Таблица 1 Структура текстовых учебных документов
• Структурные части ТУД
• Виды ТУД
• Магистерская диссертация, дипломный, проект, выпускная работа бакалавра
• Курсовой проект, курсовая работа
• Отчет по НИР, отчет по практике, реферат на заданную (выбранную) тему
• Расчетное задание, расчетно-графичес-кое задание
• Отчет по лабора-торной работе
• Титульный лист
• +
• +
• +
• +
• +
• Задание
• +
• +
• Р
• +
• Р
• Реферат
• +
• Р
• Оглавление
• +
• +
• +
• Р
• Р
• Перечень условных обозначений, терминов и сокращений
• Р
• Р
• Р
• Р
• Введение
• +
• +
• +
• Р
• Р
• Основная часть
• +
• +
• +
• +
• +
• Заключение, выводы
• +
• +
• +
• +
• +
• Список использованных источников
• +
• +
• +
• Р
• Р
• Приложения
• Р
• Р
• Р
• Р
• Некоторые части ТУД являются обязательными (в таблице 1 отмечены знаком "+"), некоторые рекомендованными (в таблице отмечены знаком "Р"), а некоторые могут быть опущены или занимать другую позицию в документе. Так, например оглавление может быть расположено в конце документа, а приложения в отчёте по лабораторной работе могут отсутствовать. Рассмотрим более подробно форматирование и формирование некоторых основных элементов.
  • 1.2 Титульный лист отчёта
• Титульный лист отчёта характерен тем, что каждая надпись на нём является отдельным абзацем. Титульный лист является обязательным элементом любого ТУД и с точки зрения форматирования является исключением, т. к. оформление абзацев титульного листа рационально проводить вручную. Образцы титульных листов различных видов ТУД приведены в приложении А.
• Абзацы титульного листа выделяют по смыслу за счёт размера и типа шрифта. Наиболее заметными должны быть слова, определяющие вид выпускной работы ("диссертация ... магистра", "дипломный проект", "выпускная работа бакалавра"). Следующим по уровню выделения должен быть текст названия работы.
• Название выпускающей кафедры приводится в родительном падеже без кавычек, например: кафедра возобновляющихся источников энергии и гидроэнергетики.
  • 1.2.1 Форматирование абзацев
• Абзац MS WORD® – это набор данных (не обязательно текст), перед которым и в конце которого стоит знак абзаца "¶". Этот знак является служебным, скрытым символом и в режиме обычного просмотра не отображается.
• Для просмотра ТУД в режиме отображения скрытых символов необходимо нажать кнопку /.
• Если никакой фрагмент текста не выделен, MS WORD® применяет форматирование только к текущему абзацу. Форматирование абзаца сводится к способу выравнивания абзаца по горизонтали (например, выровнять по центру) и по вертикали (задать междустрочное расстояние). В стиле абзаца учитываются атрибуты символьного форматирования и абзаца.
• Окно управления атрибутами форматирования абзаца доступно на вкладке главного меню Главная/Абзац. Диалоговое окно форматирования абзаца содержит две вкладки Отступы и интервалы и Положение на странице, их вид приведён на рис. 1.1.
• Отступы сдвигают текст по отношению к полю страницы. Не следует путать понятия Поля и Отступы. Первые определяют область между всем текстом и физическим краем страницы, а вторые служат для того, чтобы отделить тот или иной абзац от краёв полей.
• Перенос слов на другую строку в абзаце происходит автоматически при достижении определенного количества знаков в текущей строке. Однако может возникнуть ситуация требующая принудительного переноса слова на другую строку в рамках текущего абзаца, т. е. не используя нового абзаца (клавиша Enter) Это можно сделать с помощью мягкого переноса, нажатием клавиш Shift+Enter (приложение Б).
• /
• 1.1.
  • 1.2.2 Форматирование разделов
• Раздел MS WORD® – это часть ТУД, в рамках которого сохраняют свой формат целый ряд параметров, включая колонки, колонтитулы, сноски, поля, нумерацию и ориентацию страниц. Наличие разделов позволяет создавать сложные ТУД. Так, имея документ из двух разделов, можно отформатировать первый раздел в две колонки, а второй раздел – в три колонки, или, выделив отдельным разделом лист (или несколько листов документа), можно задать ему (им) альбомную ориентацию.
• По умолчания любой новый документ состоит из одного раздела. Увеличить количество разделов можно путем добавления разрыва раздела. Добавляется новый раздел с текущей позиции с помощью вкладки главного меню Разметка страницы, а затем определяется место начала нового раздела в рабочей панели Разрыв (рис. 1.2).
• Разрывы разделов в режиме Разметка страницы не видны, и чтобы их просмотреть, нужно перейти в режим просмотра Обычный с включенным режимом отображения скрытых символов.
• В маркере разрыва раздела хранится формат предыдущего раздела аналогично тому, как в символе абзаца хранится формат абзаца. Удаление маркера разделов приводит к их слиянию.
• /
• Рис.
• 1.2. Создание границ нового раздела
  • 1.3 Заголовки и оглавление
• Многие студенты набирают оглавление ТУД вручную, не зная, что MS WORD® способен создавать его автоматически. Для этого нужно применить соответствующие стили к тексту заголовков документа. Формирование оглавления автоматическим способом имеет очевидное преимущество: студент освобожден от необходимости вручную отслеживать соответствие тех или иных заголовков номерам страниц. Кроме того при серьезном изменении структуры большого ТУД со сложносоставной многоуровневой нумерацией заголовков оглавление переделывается очень быстро.
  • 1.3.1 Создание сложносоставных многоуровневых заголовков
• В учебной, инженерной и научной практике часто заголовки имеют сложную, многоуровневую структуру (рис. 1.3). Согласно этой структуре нумерация параграфов и подпунктов осуществляется с закреплением первого номера составной нумерации за номером главы, второго за номером параграфа и т. п. в зависимости от "глубины" структуры документа (в ТУД не рекомендуется применять глубину более 3-х уровней). При этом при смене номера главы, нумерация параграфов и подпунктов начинается сначала. Такой подход позволяет сделать документ "гибким" для редактирования, т. е. добавление в какую либо главу дополнительного параграфа или подпункта не приводит к глобальному изменению нумерации внутри ТУД в целом. Для практического применения сложной многоуровневой нумерации в MS WORD® существует гибкий механизм, позволяющий реализовать такую нумерацию.
• Как отмечалось выше, при создании нового документа пользователь получает готовый набор стилей, в который, в частности входит ряд стилей, имеющих название "Заголовок 1", "Заголовок 2", "Заголовок 3" и т. д.
• /
• 1.3. Пример сложносоставной, трёхуровневой структуры заголовков
• Указанные стили, являются встроенными (т. е. не поддаются удалению из шаблона), ориентированными на работу с заголовками ТУД. Однако по умолчанию нумерация этих стилей не настроена.
• Для настройки сложносоставной многоуровневой нумерации заголовков необходимо на вкладке главного меню Главная-Абзац нажать кнопку Многоуровневый список и выбрать соответствующий способ нумерации (рис. 1.4).
• Выполнение такой операции "привязывает" соответствующие стили к уровням заголовков ТУД и формирует сложносоставную нумерацию.
• Для контроля над параметрами нумерации заголовков полезно воспользоваться опцией Определить новый многоуровневый список (см. рис. 1.4), где в появившемся диалоговом окне можно видеть настройки и управлять механизмом и оформлением сложносоставной нумерации (рис. 1.5).
• /
• Рис.
• 1.4. Выбор вида многоуровневого списка
• Следует отметить, что подобную нумерацию можно создать, базируясь на любых стилях, в том числе и созданных студентом. Однако настоятельно рекомендуется при формировании сложных ТУД, содержащих большое количество рисунков таблиц и формул пользоваться стандартными стилями заголовков. Актуальность такой рекомендации будет продемонстрирована ниже, в параграфе 2.1.
• /
• 1.5. Редактирование механизма и оформления многоуровневой нумерации заголовков
  • 1.3.1 Создание оглавления
• Чтобы сформировать оглавление, необходимо на вкладке главного меню выбрать Ссылки-Оглавление, где определиться с видом оглавления (рис. 1.6). Полезно так же обратиться к опции Оглавление, где в появившемся диалоговом окне можно управлять оформлением и параметрами оглавления.
• Можно воспользоваться предлагаемым видом оглавления, а можно выбрать формат Из шаблона, нажать кнопку Изменить и самостоятельно установить шрифт, цвет, отступы и т.п. Опция Гиперссылки вместо номеров страниц позволяет перейти к интересующей главе, параграфу или подпункту нажатием Ctrl и щелчком мыши на соответствующем пункте в оглавлении.
• Обычно оглавление формируется в конце работы с ТУД, однако встречаются ситуации, когда при уже сформированном оглавлении вносятся изменения в структуру заголовков.
• /
• Рис.
• 1.6. Формирование, форматирование и редактирование оглавления
• После добавления новых заголовков, а так же перемещения или удаления существующих, оглавление не будет изменяться автоматически. Его необходимо обновить: щелкнуть в теле самого оглавления правой кнопкой мыши и выбрать Обновить поле - Обновить целиком (рис. 1.7).
• /
• 1.7. Обновление оглавления
• В заключение текущего параграфа хотелось бы отметить, что иногда, при создании сложных по структуре документов полезно бывает просмотреть документ в режиме Структура документа. Вызывается данный режим через вкладку Вид главного меню кнопкой Структура. Данный режим позволяет увидеть структуру документа, а также менять уровни заголовков.
  • 1.3.1 Рекомендации по оформлению оглавления и заголовков
• В содержании оглавления должны участвовать введение, названия всех глав, параграфов и подпунктов основной части документа, а также заключение (выводы) и список источников с указанием номера листа (или страницы), на котором размещается их начало.
• В оглавление не указывается титульный лист, задание, реферат и перечень условных обозначений. В оглавление включается также список приложений с указанием их названий.
• Оформление заголовков существенно отличается от оформления других элементов ТУД. Заголовки выравниваются по центру полей документа и выделяются бóльшим кеглем шрифта. При настройке стилей, заголовки первого уровня (главы) желательно делать прописными буквами, заголовки второго уровня (параграфы) обычным шрифтом, а заголовки третьего уровней делать курсивом. Заголовки параграфов и подпунктов (если они есть) располагают с абзацным отступом. Заголовки глав и параграфов отделяют от содержания (текста идущего ниже) пробелом в одну строку, пробела между заголовком подпункта и содержанием не делают.
• В заголовках не допускаются переносы слов. Точки после заголовков не ставятся. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. В заголовках не допускаются сокращения и условные обозначения, даже вошедшие в перечень сокращений. Заголовок и начало его содержания не должны оказаться на разных страницах документа.
• Новые главы рекомендуется начинать с новой страницы. Составляя нумерацию глав основной части документа, важно помнить, что задание, реферат, оглавление, перечень условных обозначений, введение, заключение (выводы) и список использованных источников не нумеруют. Заголовки приложений имеют отдельную нумерацию.
  • 1.4 Основной текст документа
• При создании нового ТУД студент сразу получает готовый набор стилей, определенных в используемом шаблоне по умолчанию (рис. 1.8). Шаблон определяет основную структуру ТУД и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначенные сочетания клавиш, макросы, меню, параметры страницы, а также форматирование и стили.
• В текстах часто встречаются одинаково оформленные фрагменты, такие как основной текст. Стили позволяют быстро отформатировать такие фрагменты. Следует отметить, что здесь и далее будут рассматриваться стили применительно к абзацу или группе абзацев. Для управления стилями необходимо обратиться к вкладке главного меню Главная - Стили.
• /
  • 1.4.1 Создание нового стиля
• Для создания нового стиля необходимо воспользоваться опцией Создать стиль (рис. 1.9). В появившемся диалоговом окне можно задать имя нового стиля, указать стилем какого фрагмента текста будет данный стиль, на базе какого стиля он будет основан. Следует отметить, что при использовании опции Основан на стиле стиль, указанный в данной опции становится базовым по отношению к создаваемому. Т.е. все изменения в базовом стиле будут автоматически применены ко всем стилям, основанным на нём.
• Помимо основных команд форматирования (шрифт, выравнивание, интервал и т. п.) интерес представляют опции Добавить в список экспресс-стилей, Обновлять автоматически и Только в этом документе/В новых документах, использующих этот шаблон.
• Первая опция показывает, что созданный стиль после завершения настройки его форматирования автоматически попадет на панель экспресс-стилей для быстрого его применения (рис. 1.10). Вторая опция управляет способом форматирования всего текста, помеченного в документе как создаваемый стиль. Фактически это означает, что выбор данной опции для создаваемого стиля приведёт к тому, что любое изменение форматирования, производимое пользователем в любом фрагменте основного текста, помеченного как рассматриваемый стиль, приведет к автоматическому переформатированию всего текста документа, отмеченного этим стилем.
• Наконец последняя опция задает область действия данного стиля. Выбрав Только в этом документе ограничим наличие создаваемого стиля рамками только этого ТУД, а выбрав В новых документах, использующих этот шаблон – поместим создаваемый стиль в шаблон по умолчанию, т. е. в любых новых документах, созданных с использованием шаблона по умолчанию, данный стиль будет присутствовать.
• Для применения созданного стиля к текущему абзацу или к выделенным абзацам нужно выбрать соответствующий стиль на панели стилей или на панели экспресс-стилей (см. рис. 1.9, 1.10).
  • 1.4.2 Редактирование существующих стилей
• Диалоговое окно редактирования существующего стиля по внешнему виду и количеству опций идентично окну создания нового стиля, основные возможности которого рассматривались выше. Разница заключается в вызове данного окна.
• /
• Рис.
• 1.9. Создание нового стиля
• /
• 1.10. Выбор стиля из панели экспресс-стилей
• Окно редактирования стиля вызывается щелчком правой кнопки мышки на интересующем стиле в панели экспресс-стилей (см. рис. 1.10) или в панели стилей (см. рис. 1.9).
• Важно понимать, что существуют стандартные стили (такие как "Обычный", "Заголовок 1", "Заголовок 2" и т.п.) удалить которые из шаблона нельзя. Однако можно изменить форматирование или вернуться к стандартным установкам стандартных стилей. Еще одной особенностью некоторых стандартных стилей является то, что в диалоговом окне изменения такого стиля отсутствует опция Обновлять автоматически.
  • 1.4.3 Импорт и экспорт стилей
• При создании нового документа используется шаблон по умолчанию, содержащий, в том числе и набор стилей созданных, отформатированных и настроенных с учётом вкусов и потребностей пользователя(ей) данного ПК. С другой стороны приходя на чужой ПК со своим документом MS WORD® пользователь "приносит" вместе со своим документом набор стилей, созданных, отформатированных и настроенных на ПК, где был создан данный документ. Иными словами любой вновь созданный и сохраненный документ несёт в себе, помимо текстовой и графической информации сформированной студентом ещё и образец шаблона, включающий, в том числе и набор стилей, сформированный на ПК, где этот документ был создан.
• Таким образом, должен существовать механизм импорта и экспорта стилей из MS WORD® в документ и обратно. Данный механизм в MS WORD® доступен из главного меню, панель Главная -Стили (рис. 1.11).
• Далее, воспользовавшись опцией Импорт/экспорт переходим к окну импорта и экспорта стилей (рис. 1.12). В появившемся окне можно копировать интересующие пользователя стили из документа ("Из Word.docx") в шаблон MS WORD® ("В Normal.dotm") и наоборот.
• Как правило, в учебных компьютерных лабораториях из соображений единообразия настроек MS WORD® данный механизм студенту доступен лишь в одном направлении – копирование стиля из шаблона в документ, но не наоборот.
• /
• 1.11. Управление стилями
• /
  • 1.5 Область применения стилей
• Применение стилей удобно при формировании больших ТУД, имеющих сложносоставную внутреннюю нумерацию заголовков, сложную структуру, несущую в себе большое количество нумерованных объектов, таких как рисунки, таблицы и формулы.
• В этой ситуации стили и базирующаяся на них нумерация освобождает студента от необходимости контролировать форматирование фрагментов текста, а также текущий сложносоставной номер заголовка или объекта. Более того, при серьезной редакции структуры ТУД (добавление, удаление и перестановка заголовков любых уровней, добавление удаление и перестановка фрагментов текста или отдельных объектов и т. п.) применение стилей становится практически незаменимым. Однако, существуют ситуации, когда применение специальных стилей, настроенных на автоматическую нумерацию, таких как стили заголовков, названия объектов и некоторых других, является лишним и даже вредным. Вот некоторые из них:
•  создание простого ТУД, состоящего из 1…3 листов целесообразнее выполнять ручным форматированием отдельных фрагментов текста;
•  копирование всего содержимого исходного ТУД, содержащего сложное форматирование или его части в другой документ MS WORD®, созданный с использованием своего шаблона и набора стилей. В данной ситуации вся сложносоставная нумерация заголовков, объектов и ссылок на них по понятным причинам будет нарушена. Если подобной ситуации не удается избежать, то необходимо весь исходный документ привести к единому, стандартному стилю (например, к стилю "Обычный") и производить форматирование и применение сложносоставных нумераций уже в конечном документе;
•  при передаче набранного сложного документа ТУД в типографию (исключением является ситуация, когда ТУД передается на бумажном носителе в качестве оригинал-макета). Типография может выдвинуть требование об отсутствии в документе сложносоставного автонумерованного форматирования. Это связано с тем, что исходный файл, набранный в MS WORD®, будет использоваться как исходный, для последующего форматирования его фрагментов в профессиональных типографских программах (важно помнить, MS WORD® не является профессиональной типографской программой), что будет связанно с трудностями, описанными в предыдущем пункте.
• Универсальной рекомендацией по сохранению внутренней нумерации элементов документа с одновременным их копированием в другой документ может служить сохранение документа в формате незащищенного PDF. Стандартно MS WORD® 2007 не обладает такой функцией, однако на официальном сайте Microsoft® можно получить бесплатную утилиту SaveAsPDF.exе, которая позволяет сохранять документы в формате PDF. После сохранения исходного документа в указанном формате можно копировать фрагменты текста в конечный документ с нумерацией, выполненной в стиле "Обычный", т.е. не автоматической.
• 2 НУМЕРАЦИЯ ОБЪЕКТОВ ДОКУМЕНТА И ССЫЛКИ НА НИХ
• При создании сложного документа, содержащего большое число объектов (рисунков, таблиц и формул) встаёт вопрос об их нумерации. Более того, ГОСТ 2.105-95, требует, чтобы нумерация подписей к объектам была составной и своей первой цифрой составного номера ссылалась на номер текущей главы. Расставлять такие подписи вручную неудобно, т. к. необходимо держать в памяти номер текущей главы и номер последнего объекта данного типа (а типов может быть несколько). Кроме того, при серьезном изменении структуры таких документов всю нумерация объектов опять же придётся переделывать вручную. Так же дело обстоит и со ссылками на данные объекты.
• В такой ситуации рациональнее (за исключением случаев, описанных в параграфе 1.5) воспользоваться механизмом формирования названий к объектам, предоставляемым MS WORD®. Этот механизм позволяет автоматически нумеровать названия объектов, в т. ч. и сложносоставной нумерацией, а кроме того расставлять ссылки на них по тексту.
  • 2.1 Названия объектов
• Для автоматического формирования названий объектов нужно воспользоваться вкладкой главного меню Ссылки - Вставить название (рис. 2.1).
• /
• 2.1. Вызов диалогового окна формирования названия объекта
• В появившемся диалоговом окне представлен механизм формирования названия объекта (рис. 2.2).
• В данном диалоговом окне необходимо выбрать тип объекта, для которого формируется название. Стандартно данных типа 3 – "Рисунок", "Таблица" и "Формула" – и удалить их из списка нельзя. Однако часто, из-за несовпадения требований европейского и российского стандартов [2] возникает необходимость создавать собственные типы объектов.
• /
• Так, например, согласно российским требованиям подписи к рисункам должны иметь вид "Рис. 1.12", в то время как предлагаемая MS WORD® подпись по умолчанию будет иметь вид "Рисунок 1.12". В данном случае необходимо воспользоваться опцией Создать и в появившемся диалоговом окне ввести требуемый вид подписи (рис. 2.3).
• /
• 2.3. Создание нового типа названия
• Далее можно выбрать местоположение подписи относительно объекта (при вставке названия объект должен быть активен).
• Следующая опция Исключить подпись из названия может быть полезна при создании названий, например к формулам, т. к. согласно российским требованиям подписи к формулам должны иметь вид "(2.1)", а не "Формула 2.1", что было бы вставлено как текст названия при неактивности данной опции.
• В случае формирования названия со сложносоставной нумерацией необходимо воспользоваться опцией Нумерация (см. рис. 2.2), где выбрать формат нумерации (в нашем случае арабские цифры), стиль на базе нумерации которого будет формироваться первая часть номера названия объекта (в нашем случае стиль "Заголовок 1") и разделитель составных частей номера (в нашем случае ".").
• Важно помнить, что подобная сложносоставная нумерация может опираться только на стандартные стили заголовков, поэтому настоятельная рекомендация, данная в подпункте 1.3.1, здесь становится понятна и очевидна.
  • 2.2 Ссылки на объекты
• В MS WORD® есть возможность делать ссылки на объект из любого места документа. Здесь понятие объект уже шире, чем то же понятие параграфом выше. В данном случае, помимо рисунков таблиц и формул, под объектом понимают заголовок (любого уровня), объект маркированного или нумерованного списка, закладку, сноску и некоторые другие.
• Что бы вставить ссылку на объект необходимо воспользоваться вкладкой главного меню Вставка - Перекрестная ссылка или Ссылки - Перекрестные ссылки (рис. 2.4).
• /
• В появившемся диалоговом окне необходимо выбрать тип ссылки и некоторые другие параметры. Следует обратить внимание на то, что созданный выше новый тип названия "Рис." тоже присутствует в списке. Опция Вставить как гиперссылку по аналогии с оглавлением говорит о возможности быстрого перехода по ссылке к объекту щелчком мыши с зажатой клавишей Ctrl.
• /
• 2.5. Диалоговое окно выбора типа и вида объекта ссылки
• Важной является опция Вставить ссылку на: оперирующую текстовым содержанием вставляемой ссылки. Так, выбрав Постоянная часть и номер типа ссылки "Рис." в текущую позицию вставиться "Рис. 1.1", а выбрав Название целиком в текущую позицию вставится "Рис. 1.1 Окно форматирования шрифта, с вкладками Шрифт и Интервал".
  • 2.3 Рекомендации по расстановке названий и ссылок
• При формировании названий к формулам необходимо саму формулу и название (номер формулы) помещать в отдельные контейнеры. Это можно сделать, например, создав таблицу с 1-ой строкой и 2-мя столбцами в левый, самый большой поместить формулу, а название к ней в правый, после чего сделать таблицу невидимой. Это, во-первых, улучшит внешний вид, а во-вторых, избавит от трудностей при создании ссылки на данную формулу. Связано это с тем, что текст названия, помещенного в общий текст автоматически пометит весь текущий абзац как стиль "Название", т. е. и сама формула станет помечена стилем "Название" (рис. 2.6). Таким образом, при создании ссылки на данную формулу в качестве текста ссылки вставится постоянная часть и номер, где постоянной частью будет выступать сама формула.
• Сходные проблемы возникают со ссылками на названия рисунков (рис. 2.7) и таблиц.
• При серьезном изменении структуры документа (перемена местами глав, рисунков, таблиц и т. д.) перестройка сложносоставных названий объектов не происходит автоматически. Для переопределения номера объекта можно выделить название объекта и нажать F9  (см. приложение Б). Однако такой способ не совсем удобен, т. к. при наличии большого числа объектов заставит студента "пройтись" по всем измененным названиям. Поэтому в качестве рекомендации предлагается в конце глав, подвергнутых переносу или замене создать фиктивные названия объектов (т. е. название к несуществующим объектам), содержащихся в данных главах. После реорганизации сложносоставных номеров названий объектов фиктивные названия можно удалить.
• Даже если пользователь в своём документе не собирается создавать ссылки на объекты, всё равно окно Перекрестные ссылки (см. рис. 2.5) может быть полезно для быстрого подсчёта количества рисунков, таблиц и формул в документе.
• /
• /
• 2.7. Решение проблемы ссылки на рисунок
• СПИСОК ЛИТЕРАТУРА
• 1. Правила оформления студенческих выпускных работ и отчётов. Положение. Сост.: Г.Л.Голованов, К.К.Гомоюнов, В.А.Дьяченко, С.П.Некрасов, В.В.Румянцев, Т.У.Тихомирова. Под ред. В.В.Глухова. СПб.: СПбГТУ. 1998-32 с.;
• 2. ГОСТ 2.105-95 "ЕСКД. Общие требования к текстовым документам".
• Приложение A
• Оформление титульных листов текстовых учебных документов
• Приложение Б
• Основные клавиши и их сочетания в MS Word®
• ПАНФИЛОВ Александр Алексеевич
• ИНФОРМАТИКА
• ЧАСТЬ 1
• ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СРЕДЫ MS WORD® ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ СТУДЕНЧЕСКИХ РАБОТ
• Компьютерный практикум
• Лицензия ЛР № 020593 от 07.08.97
• Налоговая льгота − Общероссийский классификатор продукции
• ОК 005-93, т. 2; 95 3005 − учебная литература.
• ____________________________________________________________________
• Подписано в печать .Формат 60x84/16. Печать цифровая.
• Усл. печ. л. 2,25. Уч.-изд. л. 2,25. Тираж 50. Заказ
• ____________________________________________________________________
• Отпечатано с готового оригинал-макета, предоставленного автором,
• в Цифровом типографском центре Издательства Политехнического университета.
• 195251, Санкт-Петербург, Политехническая ул., 29.
• Тел.: (812) 550-40-14
• Тел/факс: (812) 297-57-76