Определение. Использование коллекции определяется как отношение количества документов, затребованных в определенный период времени, к общему количеству документов в коллекции.
Использование документа в смысле данного индикатора состоит в книговыдаче на дом и в читальный зал.
Цели. Индикатор определяет степень использования коллекции и, более того, качество коллекции. В отличие от экспертных списков и библиографии (см. индикатор №3 «Экспертные оценки»), качество коллекции определяется относительно реальных потребностей пользователей.
Этот показатель наиболее полезен для библиотек с актуальной научной литературой. Для депозитарных библиотек этот показатель не так значим при определении качества коллекции.
Индикатор предназначен для оценки всех способов использования коллекции, а не только книговыдачи. Для вузовских библиотек также очень важно знать количество выдач в читальный зал. Эти данные долгое время игнорировались, поскольку их довольно трудно получить. Однако даже для библиотек с закрытым доступом к фонду, использование материалов в читальном зале может представлять существенный интерес. В библиотеках с открытым доступом к фонду и современными средствами обучения, использование документов в читальном зале может сравняться с уровнем книговыдачи на абонементе, а для коллекций с преобладанием журналов, просмотр, чтение и копирование документов в библиотеке становится наиболее важной формой использования.
Только если книговыдача на абонементе и использование в читальном зале учитываются совместно для сравнения с фондом библиотеки, можно говорить об уровне использования фонда.
Метод. Для получения индикатора должны быть получены следующие наборы данных:
количество книговыдач за определенный период времени (обычно год),
количество книговыдач в читальном зале за тот же период,
общее количество документов в коллекции.
Сбор данных. Два искомых набора данных получить довольно легко. В ежегодном статистическом отчете большинство библиотек указывает общее количество документов в фонде. В зависимости от того, производится ли книговыдача вручную или используется автоматизированная система, библиотекари разными способами получают количество книговыдач в год. Для данного индикатора книговыдача включает повторную книговыдачу и МБА, но по возможности исключает документы, выданные во внутренние подразделения библиотеки (например, для переплета, каталогизации).
Основной проблемой является учет книговыдачи в читальном зале. В соответствии с требованиями индикатора, под книговыдачей в читальном зале понимается любое использование читателем документа на территории библиотеки, включая быстрый просмотр документа около книжной полки или снятие копии документа пользователем. Документы, которые отмечены в автоматизированной системе книговыдачи, но используются на территории библиотеки, учитываются как книговыдачи, и в этом случае будет невозможно отделить их от книговыдач на абонементе.
Предлагаются следующие методы для подсчета использования документов на территории библиотеки:
Самоотчеты пользователей.
Покидая библиотеку, пользователи сообщают, сколькими документами они воспользовались в течение их визита.
Этот метод отнимает много времени, а результаты могут быть неточны, поскольку читатели обычно не запоминают все, что они делали во время визита в библиотеку.
Использование закладок и наклеек.
Закладка вкладывается в книгу или наклейка прикрепляется к обложке книги. Читателей просят вынимать закладку или снимать наклейку каждый раз, когда они пользуются книгой.
Этот метод отнимает много времени, и его лучше использовать в ограниченной части коллекции, например, для текущих периодических изданий. Полученные данные, вероятно, покажут несколько заниженные цифры по сравнению с реальностью, поскольку пользователи будут забывать вынимать закладки и снимать наклейки.
Скрытое наблюдение.
Персонал наблюдает за выделенными участками открытого доступа на полках или в читальном зале с целью подсчета использования книг. Персонал должен быть хорошо проинструктирован, чтобы подсчеты проводились единообразно.
Метод чрезвычайно трудозатратен, и поэтому не может применяться для продолжительных или постоянных измерений. Поведение пользователя может меняться, когда он замечает, что за ним наблюдают. Преимущество этого метода заключается в том, что могут быть оценены любые, даже бессистемные, поиски документа, хотя различными наблюдателями понятие использования документа в этом процессе может трактоваться по-разному.
Возврат документов на стеллаж персоналом.
Читателей просят не возвращать книги или другие документы на полки, а оставлять их на столах в читальном зале или на свободных полках. Количество оставленных книг пересчитывается персоналом через определенные интервалы времени.
Этот метод менее трудозатратен по сравнению с предыдущим и поэтому может применяться для регулярных измерений. Этот метод имеет следующие недостатки:
Выборочный просмотр документов на полках не учитывается в полной мере, поскольку читатели будут оставлять книги на их прежнем месте не полке.
Большинство библиотек, предоставляющих коллекции в открытом доступе, стремятся приучить читателей возвращать книги на то же место на полке. Регулярное проведение измерений может отучить пользователя от этой привычки.
Часто используемые документы могут быть востребованы несколькими читателями, прежде чем документ буде учтен и возвращен на полку. Для того, чтобы избежать этого эффекта, персонал должен пересчитывать и возвращать документы на полки достаточно часто.
Несмотря не указанные недостатки, четвертый метод является наиболее практичным и надежным. Если данные не могут собираться регулярно с определенными интервалами в течение года, то должны быть выбраны как минимум две недели для сбора данных.
В некоторых библиотечных системах предоставляется возможность считывания баркода перед тем, как возвращать книги на полки. В этом случае может оказаться возможным получить данные об использовании книг в открытом доступе по различным предметным областям. Это уже достаточно трудозатратно и может быть использовано в случае, если имеется особый интерес к такого рода данным.
Для изучения использования текущей периодики в открытом доступе, второй метод (закладки и наклейки) также является практичным и надежным. Он может быть также использован для оценки интереса читателей к тем или иным журналам.
Вычисления. Использование фонда внутри библиотеки оценивается на основе выборок. Если поведение пользователей существенно различается в различные периоды года, то данные одной выборки не следует экстраполировать для получения значений за целый год.
Большинство исследований по использованию фонда внутри библиотеки показали зависимость между книговыдачей на абонементе и использованием внутри библиотеки. Хотя величина корреляции может меняться со временем вследствие меняющихся условий библиотечного обслуживания или расписания занятий, она может использоваться для контроля количества обращений внутри библиотеки, полученных на основе выборок.
Сумма количества обращений к фонду внутри библиотеки и количества книговыдач на абонементе в течение года дает полное количество обращений к коллекции. Для вычисления отношения количества обращений к объему фонда следует поделить первое на второе.
Пример. Автоматизированная библиотечная система отметила 400,000 книговыдач на абонементе за последние 12 месяцев. В соответствии с двумя полученными выборками, использование книг внутри библиотеки составило 160,000. Общее использование фонда составило 560,000. Разделив эту величину на 420,000 документов, имеющихся в фонде библиотеки, получаем уровень использования коллекции, равный 1,3. Эта библиотека добилась лучших результатов по сравнению с другой библиотекой, в которой было 230,000 книговыдач на абонементе и 70,000 случаев обращения к книгам внутри библиотеки, при общем объеме фонда 290,000 документов, и чей уровень использования составил, таким образом, только 1,0. Чем выше эта цифра, тем лучше степень использования фонда.
Интерпретация и возможные решения. Коллекция может использоваться неэффективно по различным причинам:
хранилище не удобно для пользователей,
хранилище устарело,
недостаточное количество экземпляров часто запрашиваемых документов,
время выдачи документа на руки слишком продолжительное,
другие библиотеки предоставляют более качественные сервисы в некоторых предметных областях, поэтому даже при наличии качественной коллекции, она хуже используется.
Значение показателя использования коллекции зависит от миссии и целей библиотеки. Депозитарные функции предписывают библиотекам сохранять документы и не списывать их. Ориентация на коллекции специальной направленности побуждают библиотеки собирать документы, не пользующиеся большой популярностью. Такие предметные области, как история и философия, обеспечивают интерес к документам в течение продолжительного периода времени. Таким образом, решения относительно списания документов не должны базироваться на низком уровне использования документов в течение первых лет после их приобретения.
Если показатель использования фонда является низким, информация о причинах этого может быть получена путем применения индикатора для оценки различных частей коллекции, например, текущая периодика, коллекция для аспирантов, литература по биологии.
Для этого требуется, чтобы система книговыдачи позволяла получать информацию по различным частям коллекции, а использование внутри библиотеки учитывалось бы независимо.
Причины неэффективного использования могут быть также выявлены при использовании следующих индикаторов:
экспертные оценки (показывает, насколько коллекция соответствует общепринятым стандартам),
доступность (показывает, насколько доступны для пользователей требующиеся им документы),
неиспользуемые документы (показывает, какая часть коллекции остается невостребованной).
Высокий уровень использования фонда едва ли может быть получен только путем расходования дополнительных средств. Библиотеке необходимо принять решение о списании неиспользуемых книг, и достичь, таким образом, относительно более высокого показателя. В других случаях рекомендуется следующее:
коллекция должна быть модернизирована путем списания старых изданий и приобретения новых документов,
хранилище должно быть переоборудовано в соответствии с потребностями основной группы пользователей.
В частности, последняя рекомендация является трудно реализуемой и может быть решена только при помощи вуза. Репертуар фонда должен зависеть от учебных программ. Каждый лектор должен предоставлять списки рекомендуемой литературы по его курсу, а библиотекарь сравнит его с существующим фондом и закажет книги, не присутствующие в коллекции библиотеки.
Запросы по МБА и требования пользователей по комплектованию должны, конечно, рассматриваться ежедневно.
Если индикатор используется регулярно, для библиотеки будет интересно сравнить изменения в отношении книговыдачи на абонементе к использованию документов внутри библиотеки. На величину этого отношения влияют следующие факторы:
привычки пользователей при изучении документов (предпочтение работы дома или в библиотеке),
оборудования читательских мест в библиотеке,
часы работы библиотеки,
процент коллекции, представленной в открытом доступе,
процент коллекции для работы внутри библиотеки.
| Robert N. Broadus. Use Studies of Library Collections// Library Resources and Technical Services, 1980, 24.- p.317-324. |
| Herman H. Fussler, Julian L. Simon. Patterns in the Use of Books in Large Research Libraries. – Chicago: The University of Chicago Press, 1969. |
| * K.C. Garg. Quantitative Methods in Information Science: An Overview// Collection Management, 1991, 14.- p.75-100. |
| Anthony Hindley, Michael K. Buckland. In-Library Book Usage in Relation to Circulation//Collection Management, 1978, 2.- p.265-277. |
| Allen Kent, et. Al. Use of Library Materials: the University of Pittsburg Study. – New York: Dekker, 1979. |
| Wilfrid Lankaster. If You Want to Evaluate Your Library… - 2nd edition. – Champaigh, I1.: University of Illinois, 1993.- esp. p.76-85. |
| Loraine L. Lane. The Relationship Between Loans and In-house Use of Books in Determining a Use-Factor for Budget Allocation// Library Acquisition: Practice and Theory, 1987,11.- p.95-102. |
| Jeff Selth, Nancy Koller, Peter Briscoe. The Use of Books Within the Library// College and Research Libraries, 1992,53.- p.197-205. |
| Renee Tjoumas, Ester E. Horne. Collection Evaluation: ractices and Methods in Libraries of ALA Accredited Graduate Library Education Programs// Advances in Library Administration and Organization, 1986, 5.- p.109-138. |
| Worthman, William A. Collection Management: Background and Principles. – Chicago, London: American Library Association, 1989. - esp. p.109-114. |