Определение. Период времени между днем публикации документа (монографии) и днем его поступления в библиотеку называется оперативностью комплектования. Оперативность комплектования может быть представлена в виде двух аспектов:
оперативность заказа – период времени между днем публикации документа и днем его заказа библиотекой,
оперативность доставки - период времени между днем заказа документа библиотекой и днем его поступления в библиотеку.
Цели. Индикатор определяет расторопность библиотеки в реагировании на публикацию документа, так же, как и оперативность доставки заказанного документа поставщиком. Анализ оперативности комплектования помогает определить причину задержки в поступлении документов и найти пути усовершенствования этого процесса. Индикатор помогает оценить эффективность работы издательства путем анализа временной задержки в информировании продавцов книг о вновь изданных документах, а также эффективность книготорговых организаций в быстрой и надежной доставке заказанных документов библиотеке. Учитывается не только эффективность книготорговой организации, но и эффективность библиотеки. Если библиотека слишком долго оформляет заказ, оперативность комплектования должна быть повышена. Служба комплектования может считаться удовлетворительной только в том случае, если документ заказывается настолько заблаговременно, что должен быть доставлен книготоргующей организацией сразу после его публикации. Оперативность заказа является частью скорости комплектования, на которую библиотека может эффективно влиять собственными силами.
Сравнение между библиотеками по оперативности комплектования требует тщательного учета предметных областей и процента зарубежных книг в выборке документов. Полезная информация может быть получена при сравнении книготорговых организаций, работающих с различными библиотеками.
Метод. Прежде всего следует сделать выборку среди издательств научной литературы по различным предметным областям. Эти издательства должны быть способны и готовы предоставить информацию о точной дате публикации своих книг за определенный период времени (например, 6 месяцев). Для зарубежной литературы, возможно, будет проще работать с поставщиком, который обеспечит информацией по зарубежным публикациям.
Затем определяется выборка из всей продукции издательства за искомый период времени. В нее входят только монографии по текущей научной литературе, приобретенные библиотекой.
Определенные типы документов должны быть исключены из процесса измерения оперативности комплектования, поскольку имеют свой специфический процесс публикации и заказа:
обязательный экземпляр,
периодика,
документы, заказываемые в соответствии с утвержденным планом или существующим заказом (для этих документов может быть измерена только оперативность доставки),
не заказанные экземпляры, доставляемые книготорговой организацией по собственной инициативе,
дары и издания, поступившие по обмену.
Оперативность комплектования следует определять только для обычной, принятой процедуры заказа. Особые пути заказа, как, например, срочный заказ или заказ большого количества экземпляров для фонда учебной литературы и т.д., должны рассматриваться отдельно.
Выборка. Изучение эффективности книготорговых организаций базируется на выборке от 300 до 400 названий. Выборка должна отображать профиль комплектования библиотеки, например, относительно зарубежной литературы.
Сбор данных. К издательству обращаются с просьбой дать информацию о точной дате публикации названий, входящих в выборку.
Может оказаться необходимым уточнить для каждого издательства, что понимается под «датой публикации». В принципе, книга доступна с того момента, когда выходит с печатного стана в издательстве. Однако предпочтительнее определять в качестве даты публикации момент, когда книга готова к доставке издательством распространителям.
Для контроля оперативности комплектования зарубежными изданиями можно или контактировать непосредственно с издательством, или использовать сводные каталоги книготорговых фирм. Создатели сводных каталогов или смогут сообщить точную дату публикации документа, или смогут гарантировать, что они включают новые книги в каталог в течение ограниченного (например, 1 неделя) периода времени после ее публикации.
Для каждого названия, для которого установлена дата публикации, просматриваются документы заказа библиотеки для выяснения следующих величин:
дата заказа,
дата получения,
наименование поставщика.
Вычисление. Следует различать названия, заказы на которые были сформированы до того, как книги были готовы к доставке, и те, заказы на которые были оформлены после их фактической публикации.
В случае заказа документов до даты их публикации, оперативность комплектования вычисляется как количество дней, включая выходные, между датой публикации и датой получения. Общее количество дней делится на количество документов в выборке.
Для названий, заказанных после даты их публикации, мы вычисляем среднюю оперативность заказа путем суммирования количества дней между датой публикации и датой заказа, а также оперативность доставки путем суммирования количества дней между датой заказа и датой получения. Складывая оперативность заказа со оперативность доставки, мы вычисляем среднюю оперативность комплектования.
Интерпретация и возможные решения. Существуют следующие причины задержки в комплектовании документов:
библиотека слишком медленно реагирует на публикацию релевантных документов,
библиотека слишком медленно обрабатывает заказы, или слишком медленно предъявляет претензии на просроченные заказы,
издательства слишком медленно доставляют книги книготорговым организациям,
оперативность работы поставщиков не столь высока, какой ей следовало бы быть.
Решения могут быть следующими:
ускорение обработки рекламных и библиографических материалов,
использование других источников получения информации, например, планов публикаций, он-лайнового заказа, объявлений о планируемых публикациях, пр.
усовершенствование процедуры предъявления требований по просроченным заказам,
смена поставщика.
Особый интерес при получении оценки представляет те названия, для которых потребовался неразумно длительный период доставки. Они изучаются более тщательно для выяснения причины столь большой задержки.
| Loseph W. Barker. Random Vendor Assignment in Vendor Performance Evaluation// Library Acquisitions: Practice and Theory, 1986, 10.- p.265-280. |
| Peter te Boekhorst, Roswitha Poll. Beschaffungsgeschwindigkeit: Leistungsmessung auf dem Gebiet der Erwerbung// Bibliotheken, Service fur die Zukunft/ 5. Dt. Bibliothekskongreb, 83. Deutscher Bibliothekertag in Leipzig 1993. Hartwig Loshe (Ed.). – Frankfunt/Main: Klostermann, 1994.- p.123-137. - (Zeitchrift fur Bibliothekwesen und Bibliographie: Sonderheft; 58). |
| Charles W. Brownsson. A Method for Evaluating Vendor Performance// Acquisitions Librarian, 1991, 5.- p.37-51. |
| Janet L. Gordon. Measuring Supplier Performance// Library Acquisitions: Theory and Practice, 1994, 18.- p.67-70. |
| * Guide to performance evaluation of library materials vendors/ Ed. By the Management and Development Committee and the Acquisitions Committee, Resources Section, Resources and Technical Services Division, American Library Association - Chicago: American Library Association, 1988. |
| Clintn D. Lewson. Where is Hell Are the Books We Ordered?: A Study of Speed of Service from Canadian Publishers// Ontario Library Review, 1971, 55.- p.237- 241. |
| Ruth H. Miller, Martha W. Njemeyer. Vendor Performance: A Study of Two Libraries// Library Resources and Technical Services, 1986, 30.- p. 60-68. |
| * Ann O’Neill. Evaluating the Success of Acquisition Departments: A Literature Overview// Library Acquisitions, 1992, 16.- p.209-219. |