В настоящее время университетские и другие научные библиотеки во всем мире осознают необходимость в наличии инструментов для эффективного управления. Интерес к эффективному управлению, ставший привычным в одних станах и только появляющийся в других, вызван существенными изменениями, также повлиявшими и на организационную структуру библиотек:
Вузовские библиотеки стали использовать компьютеры.
Во всем мире все большее количество материалов предлагается в непечатной форме, особенно в машиночитаемой, и эти материалы должны быть доступны для пользователя.
Природные ресурсы постепенно истощаются, и фонды, так же как и традиции организации библиотечного обслуживания, должны адаптироваться к изменяющимся условиям. Необходимо найти инструменты для эффективного использования ресурсов.
В условиях наличия все меньших средств на расширение своих коллекций, но больших объемов информационных ресурсов, доступных через глобальную сеть, меняется роль библиотекаря. Из хранителя коллекций он превращается в посредника при доступе к информации.
Отчетность провайдеров услуг представляет большой интерес для администрации организаций.
Неуклонно возрастает значение связей с общественностью. Библиотекам нужны средства для ознакомления общественности и опубликования результатов своей деятельности.
Кратко суть в следующем: библиотеки, как и другие организации – провайдеры услуг, должны уметь доказывать, что они используют выделенные средства на правильно сформулированные цели и задачи наиболее эффективным образом, что они предлагают услуги (сервисы) высокого качества.
Поскольку было сказано, что библиотеки должны использовать способы эффективного управления качеством, мы должны уточнить, что понимается под качеством. Понятие качества постепенно развивалось - от контроля и экспертизы продукции до более широкого взгляда, ориентированного на анализ предоставляемых сервисов и всю организационную структуру. Качество в этом смысле означает соответствие поставленной цели, назначению услуги или продукции. «Назначение» сервиса или продукции определяется потребителями. Качество в этом смысле не является ни самостоятельным, «изолированным» стандартом, ни стандартом высшего уровня; оно определяется потребителями в каждой конкретной организации. Этот момент четко указан в ISO 8402, где качество определяется как «полный набор свойств и характеристик продукта или услуги, которые имеют отношение к способности удовлетворять зафиксированные или подразумеваемые потребности». [1]
Это определение, включающее понятие «подразумеваемые потребности», применимо к библиотекам в том смысле, что в дополнение к текущим требованиям они должны учитывать будущие потребности, например в координировании создания коллкций.