Определение. Использование коллекции по предметным областям определяет зависимость между долей коллекции по предметной области от всего фонда при книговыдаче и ее долей в ежегодных поступлениях, а также долей ежегодного бюджета, потраченного на данную предметную область.

В зависимости от связи между этими показателями, предметная область может быть или чрезмерно используема или недоиспользуема. Если предметная область чрезмерно используема, то присутствует диспропорция между потребностью в документах по этой предметной области, измеренной в количестве книговыдач по этой тематике за определенный период времени, и поступлением, выраженном в сумме денег, потраченных на приобретение книг, или в количестве названий, поступивших в фонд по той же тематике. Если поступления превышают спрос, то предметная область недоиспользуема.

В контексте этого индикатора, использование представлено через книговыдачу, без учета других форм использования, например, обслуживание в читальном зале. Поэтому индикатор целесообразно применять для оценки коллекции монографий, поскольку периодика в большинстве случаев используется внутри библиотеки.

Цели. Индикатор определяет, насколько распределение ресурсов библиотеки и политика комплектования соответствуют потребностям пользователей. Библиотека получает сведения о том, правильно ли она расходует средства на приобретение монографий по определенным предметным областям.

Индикатор применим ко всем типам библиотек, осуществляющих книговыдачу на дом, как минимум, монографий, в качестве доминирующей формы обслуживания. Сравнение по этому показателю различных библиотек имеет смысл, только когда они имеют одинаковые репертуар фонда и политику комплектования, и также совпадают по охватываемым предметным областям.

В соответствии с определением, индикатор имеет смысл только для коллекций по текущей литературе научного профиля. Только библиотеки, которые сохраняют актуальность коллекции благодаря периодическому списанию, а также не поддерживают коллекций специального назначения, могут измерять использование всей коллекции, разбивая ее по предметным направлениям. Наилучшим подходом для крупных библиотек является выделение широкой выборки из поступившей за последнее время научной литературы и выявление связи между использованием документов по каждой предметной области, с финансированием, выделенным на ведение коллекции по каждой из предметных областей и объемом поступлений по предметным областям. Описание второго метода приведено ниже.

Метод. Индикатор направлен на коллекции, состоящие из монографий, предназначенные для книговыдачи и сформированные в соответствии с текущими заявками. Таким образом, насколько это возможно, выборка должна исключать следующие виды документов:

Если имеется такая возможность, представляется полезным исключать коллекцию для аспирантов, поскольку по ряду предметных областей эта категория пользователей сильно повлияет на общее количество книговыдач.

Выборка должка охватывать поступления за определенный период (например, один год). Количество книговыдач монографий из выборки будет собираться в течение двух лет, следующих за годом их приобретения. Таким образом, можно быть уверенными, что поступившие монографии описаны в каталогах, а также включены в библиографию и обзоры. Представляется целесообразным сосредоточиться на использовании монографии в течение первых двух лет, поскольку вероятность последующего запроса на книговыдачу монографии, не востребованной во время первых двух лет, обычно составляет одну четверть.

Размер выборки определяется в соответствии с объемом ежегодного комплектования. Для получения достоверных результатов должно быть выбрано 10% от количества монографий, поступивших за год.

В более сложных условиях, когда, например, в библиотеке нет автоматизированной системы, получать данные становится труднее, и, соответственно, размер выборки может быть уменьшен.

Случайная выборка производятся из коллекции, предназначенной для книговыдачи на абонементе. Если библиотека выполняет расстановку книг в порядке инвентарных номеров, то выбрать полки с монографиями, поступившими за определенный период, не составляет труда. В случае классической системы расстановки, когда данные о заглавии и информация о дате приобретения обеспечиваются компьютерной системой, проблема выборки также решается довольно легко. Если данные для составления выборки можно получить только лишь путем просмотра инвентарных книг, задача становится более сложной и трудозатратной.

Сбор данных. Для каждой монографии учитывается количество книговыдач в течение двух лет. Данные получаются или из автоматизированной системы книговыдачи или на основании отметок о датах выдачи на книжных формулярах. Если можно получить только общее количество книговыдач на полочный индекс, это число должно быть поделено на количество экземпляров и количество томов, принадлежащих данному полочному индексу. Для оценки интенсивности использования книг эти результаты должны суммироваться. Целесообразна следующая градация результатов: 1-5, 6-10, 11-15, 16-30 книговыдач.

Названия, которые не были выданы ни разу, должны привлечь более пристальное внимание. Присутствует ли это название в каталоге? Находится ли книга на своем месте?

Вычисление: зависимость между использованием книги и предметной областью

Каждое название должно принадлежать одной или нескольким предметным областям. Нам надо найти процент (L) каждой предметной обрасти в общем количестве книговыдач:

Если, например, 131 книговыдача от общего количества книговыдач, составляющего 1,393, относится к области религии и теологии, то процент (L) этой предметной области будет равен 9,4041, или, после округления, 9,40%.

Зависимость между использованием книг по каждой предметной области и расходами на комплектование по предметным областям, а также количеством поступлений по предметным областям.

Количество книговыдач по каждой предметной области связано с объемом финансирования, выделенном на монографии по данной предметной области. Чтобы сгладить различия в финансировании между различными годами, следует брать средние расходы в течение нескольких лет (трех и более). То же самое должно быть проделано и относительно ежегодного количества поступлений томов по предметной области. Предпочтительнее принимать в расчет не только объем финансирования, но и объем поступлений, поскольку различия в ценах на документы по различным предметным областям могут быть довольно существенные. Например, книги по философии в среднем значительно дешевле, чем книги по химии. В приведенном ниже таблице представлены возможные результаты по ряду предметных областей, включающих философию (классификационный № 2), экономику (7), юриспруденцию (8), вычислительную технику (13), искусство (28), английский язык и литературу (32) и историю (39).

Для упрощения процесса оценки устанавливаются зависимости между тремя полученными оценками. Процент книговыдач (L - loan) делится на процент ежегодных поступлений (I - intake), а также делится на процент ежегодного финансирования на комплектование (A - acquisition) по предметной области. Среднее значение двух чисел, полученных в результате деления, определяет степень использования (DU – degree of use):

Чем выше значение степени использования, тем лучше соотношение между поступлением, финансирование и использованием рассматриваемых предметных областей. Так, степень использования литературы по юриспруденции (8) в четыре раза хуже, чем по экономике (7).

Можно говорить о балансе степени использования, если проценты книговыдачи, поступления и финансирования на комплектование по данной предметной области или по группе предметных областей примерно равны. В этом случае степень использования равна 1. Таким образом, предметная область или группа предметных областей со степенью использования ниже 1 считаются слабо используемыми, а со степенью использования более 1 – сильно используемыми. В нашем примере предметная область 2 имеет сбалансированный уровень использования, предметные области 7,13,32 и 39 сильно используемы, а 8 и 28 слабо используемы.

Интерпретация и возможные решения. Если предметная область слабо используема, возможно, следует изменить профиль комплектования. Возможно, коллекция не содержит документов, которые требуется пользователям, или читатели данной специализации не приходят в эту библиотеку.

Изучение книг с нулевой книговыдачей может привести к выводу о том, что пользователи пренебрегают книгами на определенных языках, или посвященными узко специализированной предметной области, или содержащими очень много страниц.

Коллекция может содержать текущую литературу по предметным областям, которые не представлены в учебных планах вуза.

Большая разница в степени использования между определенными предметными областями предполагает введение изменений в распределение ресурсов. Не имеет смысла тратить большое количество средств на очень слабо используемую предметную область, в то время как в сильно используемых областях ощущается нехватки средств. Некоторые факторы оказывают существенное влияние на значение индикатора, поэтому требуются дополнительные эксперименты для принятия решения о пересмотре системы распределения ресурсов. Следующие факторы принадлежат к этой категории:

Использование документа лишь один из критериев, определяющих, следует ли данному названию присутствовать в коллекции, и значение этого показателя не следует переоценивать.