Определение. Период времени между датой поступления книги в библиотеку и датой ее расстановки на полках и/или описания в каталоге называется оперативностью обработки книг. Индикатор показывает, насколько эффективно в библиотеке организованы технологические процессы.
Цели. Анализ скорости обработки книг позволяет установить, существуют ли задержки в процессе предоставления пользователю доступа к новым книгам и где именно они происходят. Цель измерений состоит в нахождении существенных временных задержек в управлении коллекцией и поиске способов их устранения.
Возможность сравнения различных библиотек зависит от степени сходства процессов обработки документов, как, например, уровня автоматизации и использования корпоративной каталогизации.
Метод. Вне зависимости от обычно применяемой технологии обработки документов, могут применяться специальные процедуры, которые следует анализировать отдельно:
процедуры срочной обработки,
обработка монографий, поступивших в результате дарения или обмена,
обязательный экземпляр,
специальные коллекции,
документы, размещаемые в специальном хранилище.
Может оказаться полезным проанализировать оперативность обработки по различным тематическим направлениям.
Случайной выборки из 400 документов будет достаточно для определения оперативности обработки книг.
Сбор данных. Если библиотека использует автоматизированную систему, охватывающую все технологические процессы, система обеспечивает всеми необходимыми данными автоматически. На каждом этапе описания документа формируются значения полей, в которых указаны все подразделения, участвующие в процессе обработки:
комплектование,
каталогизация,
предметизация,
переплетная мастерская,
отдел технической обработки,
книгохранилище.
Каждое из подразделений вносит в свое поле точную дату завершения обработки документа. В результате мы получаем последовательность дат, начиная от момента поступления документа в библиотеку до момента расстановки книги на полке.
В большинстве библиотек, в особенности, имеющих OPAC, документ появляется в каталоге еще до того, как он появился на полке. Таким образом, момент реальной доступности книги пользователю определяется датой расстановки. Другая ситуация может складываться при ведении каталога на микрофишах, когда они создаются через определенные интервалы времени, и при ведении карточного каталога, когда задержки происходят при расстановке карточек. В этих случаях момент появления документа в каталоге следует считать датой предоставления документа пользователю.
Следует также принимать во внимание, отправлялся ли документ в переплетную мастерскую.
Интерпретация и возможные решения Существуют следующие причины задержки в обработке документов:
плохая организация процедуры обработки, например, последовательность выполнения этапов,
скопление документов на одном из этапов обработки,
перегрузка.
Решения могут быть следующими:
сбалансированность этапов обработки,
передача обработанных документов в следующее подразделение в конце каждого рабочего дня,
устранение скоплений документов благодаря более гибкому распределению сотрудников,
использование каталогизации заимствованием, покупка библиографических данных.
| Peter te Boekhorst, Roswitha Poll. Beschaffungsgeschwindigkeit: Leistungsmessung auf dem Gebiet der Erwerbung// Bibliotheken, Service fur die Zukunft/ 5. Dt. Bibliothekskongreb, 83. Deutscher Bibliothekertag in Leipzig 1993. Hartwig Loshe (Ed.). – Frankfunt/Main: Klostermann, 1994.- p.123-137.- (Zeitchrift fur Bibliothekwesen und Bibliographie: Sonderheft; 58). |
| Steven D. Johnson. Rush Processing// Journal of Academic Librarianship, 1985, 11.- p.345-348. |
| Lawrence E. Leonard. Centralised Book Processing: A Feasability Study Based on Colorado Academic Libraries/ Leonard E. Lawrwncw; Joan M. mailer; Richard M. Dougherty. – Methuchen, N.J.: Scarecrow Pr., 1969.- esp.p.9-88. |
| Mary Page, Malinda A. Reagor. Library Processing Practices by Discipline: Are Some Books More Equal than Others?// Library Resources and Technical Services, 1994, 38.- p.161-167. |