Определение. Эффективность обеспечения документами по МБА может быть оценена различными показателями, например, оперативностью, широтой охвата и стоимостью. Хотя стоимость, безусловно, следует принимать во внимание, предлагается выбрать в качестве основного показателя коэффициент успешного выполнения. Он определяется как пропорция (%) запрошенных документов по местному, национальному и международному МБА, которые были получены в течение определенного периода времени, скажем, 7, 14, 21 и более 21 дня.

Цели. Основной функцией библиотеки является предоставление пользователю требуемых ему документов. Успешная работа библиотеки зависит от качества и объема коллекции, доступности документов, возможности получения документов из других организаций при отсутствии их в библиотеке. Следовательно, библиотекари должны контролировать не только коэффициент успешного поиска документов в своей коллекции (см. индикатор «Доступность»), но также коэффициент успешной доставки документов из других библиотек в стране или из-за рубежа.

Цель МБА, как части библиотечного обслуживания, - получить документ, которым не располагает библиотека, из других организаций. Следовательно, желательно разработать процедуры мониторинга эффективности получения материалов из других источников. Для того, чтобы библиотеки могли сравнивать качество работы по МБА, эту процедуру следует стандартизовать. Определение коэффициента успешного выполнения заказа в качестве основного критерия делает это возможным. Он также стимулирует сотрудников библиотеки повышать качество работы отделов МБА.

Индикатор представляет интерес для всех библиотек, выполняющих сервис МБА.

Метод. В зависимости от различных факторов, например, объема коллекции и ее размещения, режима работы библиотекарей и др., в первую очередь, должен быть сделан выбор относительно длительности проведения обследования. Рассматриваются три возможных варианта:

Следует выполнить приведенные ниже этапы при проведении обследования МБА:

Сбор данных. Каждый запрос должен быть закодирован таким образом, чтобы требующаяся для обследования информация заносилась в отчетный документ сразу же по завершении транзакции. Для МБА должны заноситься следующие данные:

Вычисление. Количество дней между датой поступления заказа от пользователя и датой отправления заказа документа по МБА должны быть вычислены и занесены в отчетный документ. Это количество представляет время, которое требуется отделу МБА для обслуживания заявки (A).

Количество дней между моментами заказа и получения документа также должно вычисляться и заноситься в отчетную ведомость. Полученное количество дней отражает время, требующееся библиотеке – исполнителю заказа для его обслуживания, а также продолжительность почтовой пересылки (В).

Общее количество дней, относящихся в запросу, может быть получено в результате суммирования двух полученных ранее временных интервалов (С). (А + В = С).

Следует отметить, что, по существу, учитывается только временной интервал от момента формирования заказа пользователем до момента получения документа. Однако полезно разделить этот период, как было описано выше, для локализации задержек при обслуживании запроса.

Отчетная ведомость также должна обеспечивать возможность учета по различным периодам времени (одна неделя, две недели, т.п. в зависимости от традиций ведения учета библиотекой) с целью получения скорости успешного выполнения заказа в эти различные периоды. Для этих целей следует отмечать количество заказов, полученных в каждый из выделенных периодов. Расчеты могут учитывать только количество дней между моментами заказа и получения документа (В), что позволяет измерять время обслуживания библиотекой – исполнителем заказа. Альтернативным вариантом является учет полного периода времени (С).

Отчетная ведомость

Пример 1. Выполнение измерений относительно времени (В):

Пример 2. Выполнение измерений относительно времени (С):

Результаты для примера 1:

Результаты для примера 2:

Интерпретация и возможные решения. С помощью этого индикатора библиотека может регулировать деятельность службы МБА. Если среднее значение количества дней (А) слишком велико, запросы должны обслуживаться быстрее. Решением может быть или увеличение количества персонала, или использование более эффективных методов проверки библиографического описания, предоставляемого пользователем, и поиска в фондах других библиотек, например, путем работы со сводными электронными каталогами. Если среднее значение количества дней (В) слишком велико, то, как правило, нельзя оказать большое влияние на уменьшение времени обслуживания заказа библиотекой – держателем документа. Если время пересылки по почте чересчур велико, то следует подумать о возможности организации собственной курьерской службы с использованием автомобиля. В этом случае оперативность обслуживания по МБА может быть увеличена весьма существенно, особенно, если зона обслуживания охватывает довольно большое количество библиотек при достаточно близком их расположении.

В плане ускорения доставки документов наиболее значительные перемены ожидаются в ближайшем будущем. Новые коммуникационные технологии принципиально усовершенствуют службу МБА. Вместо пересылки книги или ее фотокопии почтой или курьерским автомобилем из одной библиотеки в другую, содержание книги или статьи будет пересылаться с использованием службы электронной доставки документов. Вся процедура вычислений, рассмотренная выше, может быть легко адаптирована к новым условиям. В этом случае время обслуживания может исчисляться не днями, а часами.